EuroAbecadło

Drogi Internauto!
Pragnąc zaspokoić Twoją ciekawość prezentujemy EuroAbecadło – przewodnik opracowany przez Zespół A1 Europe, zawierający opis podstawowych pojęć z zakresu funduszy europejskich, które warto przyswoić przed drogą po dotację.

Ze względu na zawiłość niektórych zagadnień z zakresu funduszy unijnych, postanowiliśmy w miarę możliwości podawać proste przykłady z życia wzięte, które niekiedy mają formę kolorowej metafory. Uznaliśmy, że taki sposób będzie bardziej przyjazny dla Ciebie, bo być może po raz pierwszy spotykasz się z tematyką dotacji unijnych.

Zwróć uwagę także na to, że fundusze europejskie są dziedziną niezwykle dynamiczną, która zmienia się z dnia na dzień, więc wszystkie dane zawarte w poniższym słowniczku są aktualne na miesiąc grudzień 2009.

Mamy nadzieję, że przybliżymy Ci specyfikę funduszy europejskich oraz procesu ubiegania się o dotację.

Dla głodnych dalszej wiedzy pozostajemy do dyspozycji.

EUROABECADŁO:

1. Cele projektu

Jaki jest cel projektu każdy projektodawca wie: przykładowo dla firmy produkcyjnej będzie to modernizacja linii technologicznej, dla gminy – przyłączenie 500 domostw do sieci kanalizacji, a przykładowo dla ośrodka wczasowego – poprawa jakości bazy noclegowej i wprowadzenie konkurencyjnych usług. Jednak podczas ubiegania się o dotację należy ponadto udowodnić, iż projekt spełnia także „wyższe” cele, jakie Unia stawia w szerszej perspektywie sektorowej, regionalnej lub krajowej.

Cele te przedstawiane są w przeliczeniu na oddziaływanie danej inwestycji np. na spadek stopy bezrobocia, równouprawnienia kobiet i mężczyzn, poprawę jakości środowiska naturalnego, etc. Jeśli zatem wspomniany wyżej przedsiębiorca zainstaluje innowacyjne na skalę kraju maszyny; gmina zastosuje w systemie kanalizacji techniki chroniące środowisko naturalne, zaś właściciel pensjonatu zatrudni w ramach realizowanego projektu tyle samo mężczyzn i kobiet, wówczas ich szanse na otrzymanie dotacji wydatnie się zwiększą.

CO WAŻNE: wszystkie zaplanowane wskaźniki dotyczące tych celów podlegają kontroli po zrealizowaniu inwestycji. Jeśli zatem zaplanowaliśmy, że w wyniku zrealizowania projektu utworzymy 10 nowych etatów, to będziemy musieli przyjąć 10 nowych osób do pracy i oprócz sytuacji wyjątkowych, nie ma innej możliwości.

 

2. Dotacja

Dotacja to bezzwrotna pomoc finansowa udzielana przedsiębiorstwom, instytucjom, organizacjom w celu wspierania określonej działalności. Polega na refundacji całości lub części kosztów inwestycji i jest wypłacana w postaci środków finansowych, które Beneficjent otrzymuje na specjalnie założone do tego celu konto bankowe po zakończeniu inwestycji oraz po złożeniu i zaakceptowaniu wniosku o płatność przez odpowiednią instytucję.

Zazwyczaj wypłata dotacji następuje po ok. 2-3 miesiącach od zakończenia inwestycji. Dotacja przekazywana jest Beneficjentowi na ściśle określony w umowie cel. To oznacza, że pod rygorem prawa Beneficjent nie może zmienić przeznaczenia uzyskanych środków i wydać dotację przewidzianą np. na unowocześnienie parku maszynowego na zakup samochodu czy wycieczkę dookoła świata.

 

3. Finansowanie Inwestycji

PAMIĘTAJ! Aby ubiegać się o dotację unijną, w większości przypadków trzeba mieć zapewnione finansowanie inwestycji w 100%. Środki na sfinansowanie inwestycji należy wykazać przed przystąpieniem do realizacji projektu, ale przede wszystkim przed złożeniem wniosku o dotację do odpowiedniej instytucji. Wykaz zabezpieczenia realizacji projektu może być w postaci udokumentowanego kredytu z banku, spadku po babci, leasingu, pożyczki od kolegi lub wszystkiego po trochu.

 

4. Harmonogram Inwestycji

Jest określany w danym przedziale czasowym, w którym planowane jest wykonanie poszczególnych etapów inwestycji. Harmonogram inwestycji jest załącznikiem do wniosku o dotację i należy w nim podać wszystkie rzeczywiste, planowane wydatki związane z realizacją inwestycji w kwotach netto (brutto tylko wtedy, gdy VAT będzie kosztem kwalifikowanym) dla kolejnych miesięcy realizacji projektu.

UWAGA! W harmonogramie powinno się uwzględnić wszystkie czynniki, które mogą wpłynąć na termin realizacji inwestycji (urlopy pracowników, przestoje w produkcji u kluczowych dostawców, warunki atmosferyczne, święta), ponieważ inwestycja musi skończyć się w zadeklarowanym terminie, by móc bez kłopotów otrzymać dotację.

Ponadto, harmonogram musi kompleksowo obejmować rodzaje płatności, przeznaczenie i przewidywane daty poniesienia określonych kosztów – im staranniej zrobimy to przed rozpoczęciem inwestycji, tym mniej problemów pojawi się podczas jej realizacji.

 

5. JST

Jednostka Samorządu Terytorialnego, czyli organizacja będąca formą administracji publicznej (samorząd województwa, samorząd powiatowy, samorząd gminny). Udział JST w pozyskiwaniu funduszy unijnych jest na tyle ważny, że wiele z nich finansuje tzw. zadania własne, mające na celu polepszenie życia mieszkańców, rozwój gospodarczy, społeczny gminy, etc. Gmina po uzyskaniu dofinansowania może przeprowadzić wiele przedsięwzięć, z których mogą skorzystać jej mieszkańcy, np. podłączenie do sieci kanalizacyjnej, różne kursy doszkalające itp.

 

6. Kwalifikowalność

Kwalifikowalność to pojęcie określające zgodność podmiotu, zakresu inwestycji i kosztów z danym programem dotacyjnym i towarzyszącymi mu dokumentami określającymi kto, w jakim zakresie i w jakiej wysokości może otrzymać dotację.

Przed rozpoczęciem procesu aplikowania o dotację należy sprawdzić, czy jako potencjalny Beneficjent jest się podmiotem, który jest uprawniony do ubiegania się o dofinansowanie, czy inwestycja zalicza się swoim zakresem i profilem do wymogów inwestycji współfinansowanych w ramach programu operacyjnego oraz jaki procent całościowych kosztów inwestycji zostanie beneficjentowi zrefundowany.

Wyróżnia się następujące rodzaje kwalifikowalności:

A. Kwalifikowalność podmiotu:

W zależności od wymagań programu dotacyjnego, beneficjentami mogą być różne podmioty: od MŚP poprzez JST, do NGO (organizacje pozarządowe). Dlatego pierwszą czynnością przy wyborze programu, z którego chcesz otrzymać dofinansowanie, powinno być sprawdzenie, czy program przewiduje Twoją formę działalności w rubryce „Typ beneficjenta”. W dokumentach dot. programów operacyjnych 2014-2020 zapis dot. beneficjentów (ich typów) najczęściej można znaleźć w szczegółowych opisach osi priorytetowych (SzOOP).

B. Kwalifikowalność projektu

Jeśli projekt jest kwalifikowalny to oznacza, że może zostać zatwierdzony do współfinansowania ze środków unijnych. Oznacza to, że jest zgodny z wymogami danego funduszu strukturalnego i z politykami wspólnotowymi, a także jest spójny z zatwierdzonym programem operacyjnym i spełnia szczegółowe kryteria określone dla danego działania w programie operacyjnym. Jednym słowem plan Twojej inwestycji musi się pokrywać z założeniami danego Programu Operacyjnego.

C. Kwalifikowalność kosztów inwestycji

Planując inwestycję, która docelowo ma być dofinansowana ze środków unijnych, powinno się mieć świadomość, że nie wszystkie koszty związane z inwestycją będą się zaliczały do refundacji. Każdy program posiada odrębny wykaz kosztów kwalifikowanych – jeśli mówimy np. o 70% dotacji, to procent ten oblicza się właśnie od wysokości kosztów kwalifikowanych. Koszty niekwalifikowane są różne w zależności od programu dotacyjnego i nie podlegają refinansowaniu, ale są konieczne do poniesienia. Przykładowo płacenie podatku VAT nie jest kosztem kwalifikowanym. Zwykle jeśli inwestycja polega tylko na pracach budowlanych, zakupie gruntów, załataniu dziury w dachu hali produkcyjnej, czy zakupie Maybach dla szefa to zwykle nie jest to koszt kwalifikowany.

 

7. Lokalizacja inwestycji

Programy dotacyjne ściśle przewidują poziom dofinansowania, jaki może zostać udzielony Beneficjentowi m.in. ze względu na lokalizację inwestycji. Podstawą tego zróżnicowania jest krótko mówiąc zamożność poszczególnych województw obliczana na podstawie PKB na jednego mieszkańca. Poziomy dofinansowania są również zróżnicowane w zależności od tego, kto jest Beneficjentem – mapę pomocy regionalnej dla przedsiębiorców przedstawiamy poniżej:

Na mapie został zaznaczony poziom dofinansowania dla dużych przedsiębiorstw!

W sektorze MŚP poziom dofinansowania zostaje zwiększony o:

• 20% w przypadku mikro- i małych przedsiębiorstw,
• 10% w przypadku przedsiębiorstw średnich.

Jeśli planujesz inwestycję w województwie dolnośląskim, a masz możliwość zmiany jej lokalizacji, to jeśli to będzie opłacalne, możesz wybrać korzystniejszej lokalizację pod względem poziomu dofinansowania, na przykład w województwie opolskim.

 

8. MŚP

Według szacunków Unii Europejskiej Małe i Średnie Przedsiębiorstwa stanowią 98% wszystkich przedsiębiorstw. Dlatego Unia promuje tę formę prowadzenia działalności, również w Polsce, co wynika z powyższej mapki. Aby zweryfikować, czy dana firma należy do sektora MSP należy sprawdzić dane dotyczące wskaźników, które przedstawiamy poniżej w postaci tabelarycznej:

„Na kategorię mikroprzedsiębiorstw oraz małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) składają się przedsiębiorstwa, które zatrudniają mniej niż 250 pracowników i których roczny obrót nie przekracza 50 milionów euro, a/lub całkowity bilans roczny nie przekracza 43 milionów euro.” (Wyciąg z art. 2 załącznika do zalecenia Komisji 2003/361/WE).

	Mikro	Małe	Średnie
Wielkość zatrudnienia	<10	<50	<250
	i	i	i
Roczne obroty	≤ 2 mln €	≤ 10 mln €	≤ 50 mln €
	lub	lub	lub
Roczny bilans	≤ 2 mln €	≤ 10 mln €	≤ 43 mln €

 

9. Ocena formalna wniosku

W procesie ubiegania się o dotację wniosek w pierwszej kolejności przechodzi przez ocenę formalną – jest to jedyny etap, na który ma się największy wpływ, ponieważ można dopilnować, aby wszystkie wymagania formalne danego programu dotacyjnego były spełnione w danym projekcie. Mowa tutaj m.in. o parafkach, podpisach dokumentów, rodzajach załączników, aktualnych formularzach wymaganych w danym programie/działaniu. Błędna interpretacja wytycznych w zakresie wymagań formalnych może skutkować odrzuceniem wniosku.

Jeżeli firma przygotowuje wniosek samodzielnie to nie jest w stanie samej sobie zapewnić Gwarancji Poprawności Formalnej. Jeżeli natomiast Beneficjent korzysta z pomocy firmy doradczej to wówczas może takiej gwarancji od niej wymagać.

W przypadku odrzucenia wniosku na etapie oceny formalnej, uzupełnienie brakujących informacji lub załączników jest czasami możliwe tylko w niektórych działaniach poszczególnych programów dotacyjnych.

10. Ocena Oddziaływania na Środowisko

To badanie polegające na określeniu, opisie i ocenie bezpośrednich i pośrednich skutków danego przedsięwzięcia dla człowieka oraz komponentów środowiska przyrodniczego (fauny, flory, wód, gleb, powietrza, klimatu, krajobrazu), oddziaływania między tymi elementami; dóbr materialnych i dziedzictwa kultury; ocena wpływu środowiska powinna być dokonana zgodnie z prawem polskim i odpowiednimi dyrektywami UE dotyczącymi ochrony środowiska naturalnego. W czerwcu 2008 Ministerstwo Rozwoju Regionalnego wydało zalecenie rzetelnego dokonania oceny, które powinni uwzględnić beneficjenci/potencjalni beneficjenci „zielonych” dotacji.

Analiza OOŚ jest szczególnie ważna (i często wymagana) w przypadku projektów, które mają być docelowo dofinansowane z funduszy unijnych promujących inwestycje proekologiczne. Dzięki tej analizie, potencjalny beneficjent otrzymuje dowód, że inwestycja nie zaszkodzi zwięrzętom mieszkającym w pobliżu lasu czy płynącej nieopodal rzeki, co z pewnością zwiększy szanse na uzyskanie dotacji. Ponadto analiza pomoże oszacować, jak wysokie będą dodatkowe koszty związane z modelowaniem inwestycji w taki sposób, by nie pozbawiła ona domu zwierząt leśnych i nie zakłóciła szumu rzeki.

 

11. Proces pozyskiwania dotacji

To orientacyjny harmonogram prac w procesie pozyskiwania dotacji od doboru odpowiedniego programu, przez oceny projektu aż po końcowe rozliczenie. Pierwszy etap, czyli przygotowanie dokumentacji, złożenie wniosku wraz z załącznikami i uzyskanie decyzji o przyznaniu dotacji, trwa zazwyczaj kilka miesięcy. Kolejny etap to realizacja inwestycji zgodnie z harmonogramem określonym we wniosku, którego długość jest oczywiście uzależniona od rodzaju i wielkości inwestycji. Dopiero po zakończeniu realizacji projektu możemy go rozliczyć i złożyć wniosek o wypłatę dotacji na nasze specjalnie do tego celu założone konto.

 

12. Programy operacyjne 2007-2013

Nowy okres dotacyjny, w którym Polska jest największym beneficjentem pomocy unijnej to największa inwestycja w historii UE! – taka szansa na wysokie dotacje już się nie powtórzy, bo w kolejce po dotacje będą stały biedniejsze kraje UE, które takiego wsparcia jeszcze nie otrzymały. O dofinansowanie przedsięwzięcia można się starać za pośrednictwem programów operacyjnych.

Opis niektórych programów operacyjnych przedstawiamy na kolejnych stronach. 
Uwaga! Jest to opis poglądowy, ponieważ każdy z programów wraz z dokumentami towarzyszącymi liczy sobie ponad 500 stron!

Regionalne Programy Operacyjne – łącznie alokacja na 16 woj. 16,6 mld euro

Przygotowanie 16 RPO jest uzasadnione decentralizacją programowania rozwoju regionów, zwiększeniem efektywności prowadzenia działań rozwojowych przez administrację publiczną, jak również efektywnym wykorzystaniem przez regiony środków z funduszy w latach 2004-2006.

Na budżet wszystkich RPO przypada 16,6 mld euro z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Każdy RPO ma podobną strukturę, natomiast ich szczegółowa zawartość i środki finansowe są określane na poziomie regionalnym.

W ramach RPO o unijne pieniądze można się starać na wiele rodzajów inwestycji z zakresu edukacji, ochrony zdrowia, infrastruktury drogowej i ochrony środowiska, społeczeństwa informacyjnego, kultury, turystyki, sportu, a także przyczyniające się do wzrostu konkurencyjności przedsiębiorstw.

Zarządzanie pieniędzmi z UE na rozwój regionów przekazano władzom poszczególnych województw. Jest to zarówno duża odpowiedzialność, jak i niepowtarzalna okazja na dynamiczny rozwój każdego z regionów.

Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka – alokacja 9,7 mld euro

W ramach POIG wspierane będą działania z zakresu innowacyjności produktowej, procesowej, marketingowej, które w sposób bezpośredni lub pośredni przyczynią się do powstawania i rozwoju innowacyjnych przedsiębiorstw.

Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka (POIG) ma na celu wspieranie szeroko rozumianej innowacyjności, obejmującej działania zarówno o charakterze naukowym, technicznym, organizacyjnym, jak i finansowym czy handlowym. Interwencja w ramach POIG będzie obejmowała zarówno bezpośrednie wsparcie dla przedsiębiorstw, instytucji otoczenia biznesu oraz jednostek naukowych świadczących przedsiębiorstwom usługi o wysokiej jakości, a także wsparcie systemowe zapewniające rozwój środowiska instytucjonalnego innowacyjnych przedsiębiorstw. Należy pamiętać, że włączenie elementów środowiskowych lub badawczo-rozwojowych do inwestycji może skutecznie podnieść punktację projektu w konkursie dotacyjnym.

W ramach POIG wspierane będą projekty duże (generalnie powyżej 2 mln euro), które są innowacyjne co najmniej w skali świata. Natomiast projekty, które są innowacyjne w skali regionu lub kraju, wspierane będą w ramach 16 Regionalnych Programów Operacyjnych (RPO).

Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko – alokacja 36 mld euro

Głównym celem Programu jest podniesienie atrakcyjności inwestycyjnej Polski i jej regionów poprzez rozwój infrastruktury technicznej przy równoczesnej ochronie i poprawie stanu środowiska, zdrowia społeczeństwa, zachowaniu tożsamości kulturowej i rozwijaniu spójności terytorialnej. Ciekawostką jest, że choć Unia chętnie wspiera OZE w działaniach stricte dotyczących odnawialnych źródeł energii zostały bardzo obniżone poziomy dofinansowania. Jednak należy pamiętać, że inwestycje wykorzystujące OZE mogą zostać dofinansowane także z innych działań, które mają wyższe poziomy wsparcia.

Program Operacyjny Kapitał Ludzki – alokacja 11,5 mld euro

Celem głównym programu jest umożliwienie pełnego wykorzystania potencjału zasobów ludzkich poprzez wzrost zatrudnienia i potencjału adaptacyjnego przedsiębiorstw oraz ich pracowników, a także podniesienie poziomu wykształcenia społeczeństwa, zmniejszenie obszarów wykluczenia społecznego oraz wsparcie dla budowy struktur administracyjnych państwa. POKL składa się z 10 priorytetów, realizowanych równolegle na poziomie centralnym i regionalnym.

Program Operacyjny Rozwój Polski Wschodniej – alokacja 2,27 mld euro

Celem głównym Programu jest: „przyspieszenie tempa rozwoju społeczno – gospodarczego Polski Wschodniej w zgodzie z zasadą zrównoważonego rozwoju”.

W ramach PO RPW będą realizowane projekty o kluczowym znaczeniu dla rozwoju społeczno-gospodarczego pięciu województw Polski Wschodniej (lubelskiego, podkarpackiego, podlaskiego, świętokrzyskiego i warmińsko – mazurskiego). Finansowane będą przede wszystkim inwestycje w zakresie infrastruktury wspierającej działalność naukową i badawczą oraz zakładające modernizację miejskich lub regionalnych systemów komunikacyjnych, a także realizowane będą przedsięwzięcia zwiększające atrakcyjność inwestycyjną i turystyczną tego obszaru.

Program Rozwoju Obszarów Wiejskich – alokacja 4,7 mld euro

Podstawą realizacji PROW jest opracowany przez Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi projekt, który został zaakceptowany przez Komitet Rozwoju Obszarów Wiejskich Unii Europejskiej - jest instrumentem realizacji polityki Unii Europejskiej w zakresie rozwoju obszarów wiejskich (ROW). Dokument określa cele, priorytety oraz zasady, na podstawie których będą wspierane działania dotyczące tej problematyki.

Polityka rozwoju obszarów wiejskich zakłada trzy cele główne:

• Poprawa konkurencyjności gospodarstw rolnych poprzez ich restrukturyzację
• Poprawa stanu środowiska oraz krajobrazu poprzez racjonalną gospodarkę ziemią
• Poprawa warunków życia ludności wiejskiej i promocja dywersyfikacji działalności gospodarczej.

Większość przewidzianych w Programie działań jest kontynuacją instrumentów wdrażanych w latach 2004−2006 w ramach Planu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2004−2006, oraz Sektorowego Programu Operacyjnego „Restrukturyzacja i modernizacja sektora żywnościowego oraz rozwój obszarów wiejskich 2004 – 2006”

Więcej o PROW (działaniu dla przedsiębiorców z branży przetwórstwa spożywczego) możesz przeczytać tutaj: www.prow.info.pl.

 

13. Środki własne, promesa kredytowa i leasingowa

Przed rozpoczęciem procesu ubiegania się o dotację należy zapewnić środki finansowe na realizację inwestycji. Środki te muszą zostać wykazane we wniosku aplikacyjnym, by udowodnić, że mamy pieniądze potrzebne do osiągnięcia celów projektu.

UWAGA! Należy zapamiętać rozróżnienie między znaczeniami jednego terminu w rozumieniu różnych instytucji, z którymi styka się beneficjent!

1. „Środki własne” według leasingodawcy wydającego decyzję o przyznaniu promesy leasingowej lub banku udzielającego kredyt na inwestycję dotowaną z UE to środki z własnej kieszeni beneficjenta. Na przykład bank udziela kredytu na inwestycję o wartości 1 mln zł netto: 50% tej wartości wykłada bank, resztę wykłada inwestor ze środków własnych;
2. „Środki własne” według instytucji oceniających wnioski to ta część z całości wartości inwestycji, która jest finansowana przez Beneficjenta samodzielnie (nie podlega refundacji); reszta to część inwestycji, która jest dofinansowana z UE (ok. 20-85% wartości inwestycji netto). Przykładowo w przypadku inwestycji o wartości 1 mln zł netto (1,220 mln zł brutto) Beneficjent jest zobowiązany do wykazania środków finansowych na całość inwestycji brutto. Z tej kwoty możemy wyróżnić przykładowe elementy, których wartość jest zmienna w zależności od wartości inwestycji, rodzaju programu, itp.:
3. Na przykład część kosztów inwestycji stanowiąca minimalną kwotę, której Unia nie dofinansuje: 250 tys. zł (25% kosztów inwestycji netto, środki mogą pochodzić z własnej kieszeni, kredytu lub leasingu) – to są „środki własne” w rozumieniu UE;
4. Część kosztów inwestycji, która po zakończeniu realizacji projektu zostanie zwrócona przez UE: 750 tys. zł (75% kosztów inwestycji netto).

Beneficjent musi wykazać posiadanie środków finansowych na całość inwestycji brutto, czyli w przypadku naszego przykładu 1 mln zł + 220 tys. zł (VAT). Środki te mogą pochodzić z różnych źródeł, dlatego rozważmy teraz, jakie formy montażu finansowego inwestycji dotowanej z funduszy unijnych mamy do wyboru (opcjonalne, można je łączyć):

1. Środki własne
2. Kredyt bankowy
3. Leasing

Środki z własnej kieszeni

Pieniądze z własnej kieszeni to czasem najwygodniejszy sposób finansowania inwestycji. Jednak w przypadku dużych projektów wykorzystanie środków własnych oznacza zamrożenie środków finansowych i utrudnienie realizowania inwestycji w innych obszarach działalności do momentu wypłaty dotacji. Jednak plusem jest możliwość wykładania pieniędzy firmowych i prywatnych na realizacji inwestycji – Unię nie interesuje w tym przypadku, czy są to oszczędności firmy, pieniądze ze skarbonki właściciela przedsiębiorstwa „zachomikowane” w banku, czy spadek po jego babci. Ważne, by źródło ich pochodzenia było legalne i były to środki pieniężne zabezpieczone np. na lokacie terminowej!

Promesa kredytowa

Często stosowanym przez beneficjentów rozwiązaniem jest promesa kredytowa na zabezpieczenie większość kosztów inwestycji. W tym celu należy odpowiednio wcześnie złożyć wniosek do banku, by mógł on ocenić, czy inwestycja z punktu widzenia analityków bankowych jest opłacalna oraz sprawdzić gruntownie przeszłość finansową firmy. Pamiętajmy, że bank ocenia głównie okresy minione, więc jeśli mamy jakiekolwiek zaległości finansowe (np. przeterminowane kredyty) to możemy nie uzyskać promesy.

Jednak jeżeli już bank zdecyduje się na udzielenie potencjalnemu beneficjentowi kredytu, to jest on w korzystnej sytuacji, w której ocena ekonomiczna banku jest bardzo przydatna na etapie oceny wniosku aplikacyjnego przez urzędników. Poza tym zaangażowanie środków finansowych z kredytu pozwala na dużo większą płynność finansową w porównaniu do wykorzystania środków własnych w montażu finansowym.

Obecnie wiele instytucji bankowych oferuje pełną obsługę projektu unijnego od strony finansowej: udzielenie kredytu i prowadzenie osobnego rachunku bankowego przydatnego przy rozliczeniu dotacji.

Promesa leasingowa

Jeśli dużą część inwestycji stanowi zakup drogich maszyn, urządzeń, a także oprogramowania bez których urządzenia te nie mogą funkcjonować, warto rozważyć udział leasingu w montażu finansowym projektu. Podobnie jak w przypadku promesy kredytowej, wiarygodność potencjalnego Beneficjenta jest w oczach urzędników większa, ponieważ jego kondycja finansowa, potrzeby i możliwości są weryfikowane przez leasingodawcę.

Leasingodawcy nie wymagają dużego udziału środków z własnej kieszeni beneficjenta w finansowaniu leasingowanego dobra – może on wynieść nawet od 0% (procent jest zależny jest od kondycji finansowej beneficjenta i typu inwestycji). Do kosztów kwalifikowanych zaliczają się te części rat leasingowych, które są związane ze spłatą kapitału leasingowanego dobra, pod warunkiem, że raty te faktycznie zostaną zapłacone przed zakończeniem dotowanego projektu. W sytuacji, gdy okres trwania umowy leasingowej wykracza poza okres realizacji projektu, raty leasingowe pozostające do zapłaty po wdrożeniu inwestycji zostaną wyłączone z refundacji. Ze względu na 5 letni okres programowania + 2 lata na rozliczenie płatności (2007-2015) umowy leasingowe można zawierać na długie okresy, jednak najkorzystniej byłoby zawrzeć umowę leasingu na okres realizacji projektu.

UWAGA! Leasing środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych wykorzystywany w inwestycji dotowanej z funduszy unijnych powinien zakończyć się przeniesieniem własności leasingowanych aktywów na leasingobiorcę.

 

14. Studium wykonalności

To nic innego, jak rozszerzona wersja biznesplanu weryfikująca możliwości zrealizowania planowanego projektu. Studium de facto powinno stanowić plan projektu zawierający szeroką analizę aspektów związanych z inwestycją. W zależności od rodzaju i wielkości inwestycji studium wykonalności zawiera analizę prawną, techniczną, ekonomiczną, ekologiczną, etc. Studium wykonalności jest często wymaganym załącznikiem do wniosku aplikacyjnego, dołączanego do dokumentacji zamiast biznesplanu. Dzięki temu możliwe jest gruntowne i jasne uzasadnienie celu realizacji projektu.

Niestety „papierologia” wymagana przez Unię jest duża i biznesplan lub studium wykonalności często stanowią największą objętościowo część dokumentacji aplikacyjnej.

UWAGA! Wymogi dotyczące załączenia biznesplanu lub studium wykonalności do dokumentów aplikacyjnych są określane dla poszczególnych działań najpóźniej przed ogłoszeniem naboru wniosku w ramach danego działania.

 

15. Terminy naborów wniosków – tryby konkursowe

Wnioski o dofinansowanie są zazwyczaj oceniane w trybie konkursowym. Oznacza to, że dotacja jest przyznawana projektom najlepiej przemyślanym i przygotowanym, które mają realne szanse na realizację oraz przede wszystkim spełniającym wymagania danego programu operacyjnego.

Terminy naborów wniosków ogłaszane są dla poszczególnych działań/poddziałań danego programu. Z uwagi na ich mnogość nie są ogłaszane jednocześnie, a co ważne – nie w kolejności zgodnej z numeracją działań (tzn. numeracja działań np. 1, 2, 3, itd. nie stanowi jednocześnie kolejności uruchamiania). Dla jednego działania/poddziałania w perspektywie finansowej 2014-2020 może być przewidziane od kilku do kilkunastu naborów (np. dwa rocznie, raz w ciągu perspektywy finansowej, co dwa lata).

Terminy naborów wniosków ogłaszane są przez poszczególne instytucje zarządzające programami centralnymi i regionalnymi, zazwyczaj na ich stronach internetowych. W ogłoszeniu pojawiają się między innymi informacje dotyczące: rodzaju projektów, beneficjentów, którzy mogą ubiegać się o dotację, minimalnych i maksymalnych kwot dotacji oraz poziomów procentowych dofinansowania, a także terminu rozstrzygnięcia konkursu. Powinna także być tam dostępna dokumentacja aplikacyjna do pobrania (np. wzory wniosków, lista załączników, ewentualnie ich wzory, formularze).

Nabór wniosków może odbywać się w trybie zamkniętym, który posiada ściśle określony termin zamknięcia konkursu. Termin ten jest każdorazowo określany w ogłoszeniu, a długość naboru może się wahać od 2 tygodni do 3 miesięcy.

Tryb otwarty konkursu polega na tym, że nabór jest prowadzony do wyczerpania określonej puli pieniężnej przeznaczonej na dane działanie/poddziałanie. O przyznaniu dotacji decyduje kolejność składania wniosków, pod warunkiem poprawności złożonych dokumentów aplikacyjnych i spełnieniu innych wymagań danego programu. W uproszczeniu obowiązuje więc zasada „kto pierwszy − ten lepszy”.

UWAGA! Terminy składania wniosków są czasem ogłaszane „na ostatnią chwilę”. Wtedy też często są udostępniane wzory wymaganych dokumentów i formularze. Dlatego należy zrobić wszystko, by jak największą ilość treści przyszłej dokumentacji była gotowa na długo przed oficjalnym ogłoszeniem konkursu (zakres inwestycji, opinie, pozwolenia, biznesplan, etc.). Na szczęście w ramach każdego Programu Operacyjnego istnieją ramowe harmonogramy naborów wniosków, które orientacyjnie podają przedział czasowy terminów (np. podawany jest miesiąc lub kwartał).

 

16. Trwałość projektu

Dobre projekty unijne, które mają szansę otrzymać dofinansowanie, muszą zakładać długotrwałe efekty. To oznacza, że po zrealizowaniu projektu, czyli w chwili, w której można złożyć wniosek o płatność – po jej otrzymaniu należy utrzymać inwestycję w kształcie określonym w umowie beneficjanckiej przez kolejne:

• 3 lata w przypadku mikro-, małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP),
• 5 lat w przypadku dużych przedsiębiorstw i pozostałych beneficjenów.

W trakcie ww. czasu możliwe są zapowiedziane kontrole ze strony instytucji kontrolujących, które mają na celu potwierdzenie zgodności projektu z jego celami i założonymi wskaźnikami. W przypadku wykrycia dużych niezgodności (jeśli chodzi o wskaźniki – dopuszczalne są odchylenia 10% poniżej zakładanej normy), może zostać nakazany zwrot dotacji. Jeśli zatem przykładowo zamkniesz firmę i pojedziesz na wycieczkę dookoła świata, a w tym czasie zapuka do firmy kontrola unijna, by sprawdzić, jak sobie radzisz z inwestycją dofinansowaną z UE, to nie licz na to, że urzędnicy będą dla Ciebie łaskawi…

 

17. Umowa o dofinansowanie

To umowa, którą beneficjent zawiera z Instytucją Wdrażającą dany program dotacyjny. Zawarte są w niej informacje dotyczące m.in. czasu realizacji projektu, wysokości dofinansowania, obowiązków poddawania się przez beneficjenta kontroli, a także warunki konieczne do wypłaty dotacji. Zazwyczaj załącznikiem do umowy jest kopia wniosku aplikacyjnego wraz z towarzyszącymi mu dokumentami. Umowa, a w szczególności harmonogram realizacji inwestycji, bezwzględnie obowiązuje beneficjenta podczas okresu realizacji projektu, a nie dotrzymanie jej warunków skutkuje rozwiązaniem umowy i cofnięciem decyzji o dofinansowaniu lub nakazem zwrotu dotacji, jeśli została już wypłacona.

 

18. Wniosek o dofinansowanie projektu

To standardowy, wypełniany elektronicznie formularz, składany przez beneficjenta do Instytucji Zarządzającej programem w celu uzyskania dofinansowania ze środków pomocowych. Wniosek o dofinansowanie wypełniany jest przy pomocy specjalnego programu komputerowego zwanego „generatorem wniosków”, który można pobrać z internetowych stron rządowych.

Wzory wniosków lub program do ich wypełniania: generator wniosków, dostępne są na odpowiednich stronach ministerialnych/wojewódzkich zazwyczaj na jakiś czas przed ogłoszeniem terminu naboru (ok. 1-2 miesiące). Aktualnie wnioski o dotację przygotowuje się w różnych formatach elektronicznych: generator wniosków, formularz w formatach .doc, .xls, .xml.

Wniosek zawiera dane dotyczące programu, beneficjenta (podmiotu, który ubiega się o dotację) oraz projektu. Wymagane są także załączniki, przykładowo odpis z KRS, zaświadczenie o niezaleganiu, promesa kredytowa (leasingowa), pozwolenia (np. na budowę), opinie (np. na temat innowacyjności produktu).

UWAGA! Wniosek musi być przygotowany w systemie informatycznym: nie można uzupełniać formularzy ręcznie, muszą być one uzupełnione komputerowo, a wniosek złożony w formie papierowej i elektronicznej (np. płyta CD).

 

19. Wniosek o wypłatę dotacji

Jest to wniosek składany przez Beneficjenta do instytucji płatniczej w celu otrzymania wypłaty dotacji na konto eneficjenta (osobne konto założone specjalnie dla tego celu). Jednak nie jest najważniejsze to, czym ten wniosek o płatność jest, lecz to kiedy taki wniosek można, a nawet powinno się go złożyć.

Wniosek o płatność Beneficjent składa po zrealizowaniu i rozliczeniu wszystkich elementów projektu określonych w umowie o dofinansowanie. Dopiero po rozpatrzeniu tego wniosku wypłacana jest dotacja.

Jeśli wniosek o płatność nie zostanie złożony w terminie określonym w ww. umowie (zazwyczaj w terminie od kilku do kilkunastu dni od upłynięcia daty zakończenia realizacji projektu określonej w umowie) dotacja nie zostanie wypłacona i przepadnie bezpowrotnie.

UWAGA! Jeśli dofinansowanie jest udzielane w euro, to już na etapie przygotowywania harmonogramu inwestycji należy przewidzieć kurs walutowy swoich wydatków, które będą uiszczane w złotówkach.

 

20. Zakres inwestycji

Co chcemy kupić? Co chcemy wybudować? Jakie potrzeby inwestycyjne ma nasza firma/instytucja/organizacja? To pytania, na które prędzej czy później każdy prężnie rozwijający się podmiot musi sobie odpowiedzieć by potem przelać na papier w postaci zakresu inwestycji.

Inwestycja, którą zamierzasz zrealizować przy udziale wsparcia unijnego musi pasować do wymagań programu i spełniać jego cele, ale przede wszystkim odpowiadać rzeczywistym potrzebom Beneficjenta.

Do każdego projektu należy podejść indywidualnie, rozważyć co z jego zakresu może kwalifikować się do dofinansowania i z jakiego programu najlepiej ubiegać się o dotację. Jeśli projekt jest duży i w całości nie kwalifikuje się do dofinansowania w ramach jednego programu/działania, to można zastanowić się nad podzieleniem go na kilka mniejszych, dla których można aplikować o wsparcie z różnych programów/działań.

Zakres inwestycji określony przez Beneficjenta we wniosku musi być zrealizowany w 100% zgodnie z harmonogramem realizacji inwestycji, by dotacja mogła wpłynąć na konto. Jeśli w harmonogramie określiliśmy, że najpierw budujemy halę produkcyjną piekarni, a potem kupujemy linię technologiczną do wypieku precelków, to nie możemy zrobić tego w odwrotnej kolejności, chyba że poinformujemy o tym odpowiednie instytucje. Sposób i tempo realizacji inwestycji kontrolują urzędnicy, którzy sprawdzają, czy projekt został prawidłowo wykonany: przykładowo, czy wszystkie przewidziane zakupy zostały sfinalizowane, wartości faktur zgadzają się z kosztami określonymi w projekcie, parametry i cele projektu zostały zrealizowane.

Podając uproszczony przykład: jeśli zobowiążemy się do wybudowania w ramach projektu ściany z pustaka ceramicznego o wymiarach 10x10 m, to podczas kontroli realizacji projektu urzędnicy zmierzą ścianę co do centymetra i sprawdzą jakość pustaka – każda taka niezgodność z założeniami projektu może skutkować odebraniem dotacji!

 

Źródła:

Przy opracowaniu EuroABeCadła wykorzystano:

• A. Szymańska, Fundusze Unijne i Europejskie 2007-2013, czyli jak nie oszaleć w drodze po środki pomocowe z UE, Internetowe Wydawnictwo „Złote Myśli”, Gliwice 2006
• D. Czech, Starszy Konsultant ds. Funduszy Europejskich A1 Europe, „Sprawdź, czy jesteś partnerem atrakcyjnym dla Unii” (wrzesień 2007), „Ułatwiaj sobie życie!” (październik 2007), Gazeta MSP
• Materiały własne A1 Europe oparte na doświadczeniach konsultantów ds. funduszy europejskich
• M. Mynarski, Konsultant ds. Funduszy Europejskich A1 Europe, „Warto być innowacyjnym” (styczeń 2008), Gazeta MSP,
• Nowa Definicja MŚP. Poradnik użytkownika i wzór oświadczenia. Wspólnoty Europejskie, 2006 ec.europa.eu
• Oslo Manual, Guidelines for Collecting and Interpretnig Innovation Data, wydanie trzecie, 2005, wspólna publikacja OECD (Organisation for Economic Co-Operation and Developmnet) oraz Eurostat (Statistical Office of the European Communities)
• „Polska i jej fundusze”, Ministerstwo Rozwoju Regionalnego
• Portal Funduszy Strukturalnych www.funduszestrukturalne.gov.pl
• Portal POKL www.efs.gov.pl
• Portal Unii Europejskiej europa.eu
• Portal Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego www.wrpo.wielkopolskie.pl
• Prezentacje MRR www.mrr.gov.pl